はじめに
「Synergy!を知ってもらうためのコミュニケーションチャネルを増やそう！」
当時プロダクトオーナーとPMM（プロダクトマーケティングマネージャー）2名でYouTubeチャンネルを立ち上げ、動画制作をはじめた話です。少ないリソースで物事を進めるポイントをしたためました。
要件定義や仕様検討を伴うプロジェクトとはまた異なりますが、PMやPLもいない少人数チームでプロジェクトを進める際の参考になれば幸いです。
⚽ キックオフ
〇決まっていたこと
【スケジュール】
今（8月）から年内には動画投稿開始したい
【制作本数の目標】
101本
（100本ではないのは、当社のValue「101点のサービス」にあやかって）
【アサインされたリソース】
PMM2名
（動画制作スキルはほぼなし、メインで他の業務をやりながらの遂行）
キックオフでは以下をすり合わせました。
- 目的（何のためにやるのか）
- ターゲット（誰に向けてやるのか）
- 方針（自分達が守るものさし）
- 【方針の一例】
- 期待されてないうちに自由発想でやろう
- 投稿開始時点である程度の動画本数を揃えてから公開する
- 動画の長さは1-2分を目安にする
- 凝った動画演出はしない
- 質より量（101本の達成） など
目的やターゲットを決めることはもちろんですが、方針を最初に決めてすり合わせておいたことが、後々にスピードを落とさず進めることができたポイントだと思います。
🤔 さて、実質2人で101本の動画… どうする？
他のメイン業務をしながら2人で101本の動画制作をなんとかするのは無理だと思いました。
とはいえ、無理ですとは言いたくない私たち。どうやったら実現できるのか…
そもそも、YouTuberでもなければ、自分たちで動画を作ったことさえもない状態でした。趣味のtoC向けのYoutube動画しか視聴したことがなく、BtoBのYouTubeの状況を学ぶところからのスタートです。情報収集は大事。
- 他社のYouTubeチャンネルってどうなっている？
- どんな動画をどんな頻度で投稿している？
- チャンネルをどうやって開設する？
- 開設のために必要なものや決めておかないといけない項目は？
- 新しい媒体を運用することによる社内申請は？
- 使える動画や素材がどれだけ社内にあるか など
上記を2人で分担し1週間程かけて情報収集、共有し合いました。
「お尻を決めて進める」「時間の中でできるところまで」とかける時間やレベル感を決めて取り掛かることもポイントかと思います。
情報収集によりYouTube開設までの全体像が見えてきたので、次に計画を立てました。
📝 計画する
タスクを思いつくままに洗い出しました。
言語化できていない「こういうことしておいた方が良いよね」ということも書き出すこともポイントです。また、タスク化した時に補足や会話したことがあればタスクの横に合わせてメモを記載しておくこともおすすめします。進める中でこれどういう内容だっけ？となることもあり、とりあえず追記しておくことは後々の自分達を助けてくれます。（あの時の自分「神」と…。）
きれいなタスク表を作成することより、記録しておくことが重要だと思います。
タスクを可視化しておくことはプロジェクトを進行させるために必要なことですが、もう一つの側面としてやること（タスク）が明確になることで不安を払拭する役割もあると考えています。やったことがないことへの不安は、何をしないといけないのかが見えていないことが招いていると思います。不安が減れば前に進むことができる。
タスク化が難しい場合はメンバーと会話しながら一緒にタスク化をするのもおすすめします。
また、その時に合わせて行っておくこととしては、
- 各タスクは「いつまでに」しておかいといけないのかを埋めておくこと
- 直近タスクは「だれがするのか」を決めておくこと（前に進めるためにボールを渡す）
- 週次で定例会を入れるなど、ネクストがある状態をつくること
- （毎週タスクを持って次回の定例会を目途に対応するサイクルを作る）
これも重要です。
計画さえしっかりできれば、あとは進めていくだけです。
🤝 リソースの検討
私たちは「動画を量産する」タスクにリソースを調達することにしました。
「動画を量産する」タスクに必要なリソース
- 動画編集ができる
- ボリュームに対応できる
そこで、社内ではなく社外リソースを検討しました。
リソースは社内だけではありません。社外リソースはコストがかかりますが、社内調整をすることに多くの時間をかけるよりは効率がいいこともあります。今回はボリュームのあるものを一気に制作することと、動画編集のスキルが必要だったため、社外リソースの方が適切だと判断しました。
私たちが今回利用したのは、「オンラインアシスタントサービス」です。
【今回利用したサービスの特性】
- 月間で時間をチャージして時間内で対応（作業に対する料金ではない）
- やりとりの窓口に立ってくれるディレクターと作業者2名体制
- コミュニケーションツールや動画編集ソフトも指定が可能
他社での動画制作の事例を見つけ問い合わせ、オンラインで打ち合わせをしました。
そして、自分たちがやりたいことや状況をお伝えしたところ、柔軟に対応してくれそうなサービスということがわかり、お願いすることに決めました。指示書を細かく用意せずとも協議することで汲み取って対応してくれる、スタッフが充実しており適した人材をアサインしてくれる、というのが決め手でした。また、納品物や対応範囲を定めているわけではなく、時間チャージで対応するサービスのため相談もしやすく、今回のようなこちらに知見がないプロジェクトでも進めやすく良かったと思います。
社外のリソースにも様々なサービスの選択肢があるため、自分達のプロジェクトと相性が良いサービスを見つけることも重要です。
〇社外リソースを使うメリット・デメリット
- 【メリット】
- 作業リソースをまとめて確保できる
- 他の業務のリソースに左右されない
- 対応内容に応じたリソースを調達できる
- 【デメリット】
- 契約の手間
- 追加費用発生の可能性があること
- 製品やサービスの理解がない方への依頼
- 指示書の準備
💫 リソースを上手く利用するためにしたこと
〇量産するための「準備」
- 制作予定の動画ネタを書き出す（101本以上先に洗い出す）
- 作りやすそうな動画をピックアップする
- まず1本自分達で作ってみる
- 作った動画の素材をテンプレート化する
- 手順におとす
上記の様に、まず制作予定の動画をひたすら書き出しました。
動画ネタを先に準備しておかなければ、制作途中にネタ切れで作業がストップしてしまいます。まずはカテゴリを決め、そこに紐づいて動画ネタを各自書き出していきました。最初に動画ネタが揃っていると安心感もあり、制作に集中することもできます。
〇量産するための「依頼範囲の見極め」
基本的には、動画制作のすべてを依頼できるのがベストですが、スムーズに進めるために自分達でどこまでするか／どの手順をお願いするのが良いか検討しました。
例えば、「Synergy!の操作動画」であれば大まかな制作手順は以下になります。
- 1）操作シナリオを考える
- 2）操作画面を録画する（操作動画）
- 3）字幕を考える
- 4）操作動画の範囲を指定する（操作動画のどこからどこが字幕に該当するか）
- 5）操作動画を字幕に合わせて切り取り1本の動画にする
- 6）動画に字幕を当てはめる
- 7）サムネ画像、音楽をあてる
1）〜4）はサービスを理解している自分達で進めた方が良いため、5）〜7）を依頼することにしました。もし1)〜4）も依頼することになると、サービスを理解してもらうところからはじめなくてはなりません。
〇量産するための「効率的な依頼方法」
- 制作動画一覧
- 共通ルール
- 素材テンプレート
- 制作内容のメモ
動画一覧には制作予定の動画も含め動画ネタがすべて載っており、「コード名」「依頼日」「納品希望日」「素材置き場」「ステータス」が一覧になっており、素材提供〜納品を動画一覧上で行う様にしました。
【依頼】
素材を置いてある場所のURLを動画一覧に追記
↓↓↓
ステータスを「依頼」に変え、Slackで「コード名」を添えて依頼
【納品】
制作動画を置いた場所のURLを動画一覧に追記
↓↓↓
ステータスを「確認」に変え、Slackで「コード名」を添えて報告
また、共通ルールは、モザイクを貼るパターンや音楽のフェードアウトなど、動画に共通して適用してほしい制作のルールを定めました。そうすることで、都度制作内容のメモに指示や注意点を記載することが不要になりました。
〇量産を維持するための「改善」
制作依頼＆納品の運用が回ってきたところで、オンラインアシスタントサービスのメンバーとオンラインでMTGを実施し、制作時に困っていることがないか、制作時に手間のかかる部分はどこか、効率化できるところはないかを会話をしました。基本的には修正は少なかったのですが、よくある修正パターンを議題に会話し、素材時点で改善できる部分を反映することで、制作負荷の軽減と修正確認の手間を低減することができました。
📚 まとめ
このように、計画・準備・社外リソースの活用を経て（一部社内リソースもお借りしましたが）、何とか期間内の投稿開始と101本の動画制作を達成することができました。
最初は2人でどうする？と頭をかかえましたが、やってみるとできるものだと自信に繋がった経験です。
〇振り返って良かったポイント
・キックオフで事前に方針を決めてすり合わせたこと
「方針」は進める中でとても重要でした。制作をしているとどうしても質にもこだわりたくなります。そういう時に、今は「質＜量」を思い出し、修正する／しないの判断をメンバーと共通認識のもと判断することができました。判断や制作のスピード感を落とさずにできた要因だと考えています。
・準備として必要なことはすべて洗い出したこと
タスクはもちろんのこと、制作したい動画一覧や動画投稿のための作業確認など、準備を整えてから開始したことはよかったと思います。動画のネタも作りながら新しいコンテンツを考えるということを並行して行うのは頭の切り替えが追いつきません。101本の動画投稿を達成するための工程として、なるべく取り掛かる前に「洗い出し」をしたことで安心して遂行できたと思います。
・外部リソースを検討／利用したこと
これまで外部リソースを利用してこなかったので不安はありましたが、世の中には様々なサービスがあることを改めて感じました。社内リソースだけに目を向けるのではなく、社外も含めてリソースを検討し、自分達に合ったリソースを上手く活用することで効果的に進めることができると思います。
・プロジェクトの合間に改善する工程をいれたこと
もっとできることがあるのではないかと思考を止めないことは重要だと感じました。今回、進捗途中で制作者と会話をしたことで、作業の効率化をすることに繋がりました。
最近は、noteやInstagramにもチャネルを広げています。
noteもInstagramも、YouTubeでの立ち上げ経験を活かして進めています。内容は違えど、考え方やポイントは物事を進める上で共通しています。これからも新しい挑戦を続けていきたいと思います。
〇活動サマリ
- 2022年8月 社内キックオフ・調査
- 2022年9月 チャンネル素材準備・運用ルール決め・利用ツール調整 など
- 2022年10月前半 社外リソース調達・依頼準備
- 2022年10月後半 制作依頼キックオフ
- 2022年11月～ 制作開始
- 2022年12月 Youtubeへ動画投稿開始
- 2023年3月 ＼101本投稿達成／
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